როგორ მოვემზადოთ კარგი პრეზენტაციისთვის

ავტორი: სოფიკო ლობჟანიძე

თარიღი: 07 მაისი 2012

რა არის პრეზენტაცია? პრეზენტაცია არის რაიმე საკითხისსაჯარო წარდგენა აუდიტორიის წინაშე. მისი მიზანია, გავაცნოთ საკუთარი საქმიანობა ადამიანების გარკვეულ წრეს. მასწავლებელს ხშირად უხდება პრეზენტაციის ჩატარება სხვადასხვა აუდიტორიის - მოსწავლეებისა თუ მათი მშობლების, კოლეგებისა თუ სკოლის ხელმძღვანელობის - წინაშე. რა უნდა გავითვალისწინოთ პრეზენტაციის მომზადებისა და წარმართვისას პრეზენტაციის დაგეგმვა სანამ პრეზენტაციისთვის მზადებას დავიწყებდეთ, უნდა გავითვალისწინოთ შემდეგი საკითხები: აუდიტორია მომხსენებლის უმთავრესი ამოცანა აუდიტორიის დაინტერესებაა, ამიტომ გამოსვლის დაგეგმვისას უნდა გავითვალისწინოთ მსმენელთა მომზადება და მოთხოვნები: რა იციან მათ ამ თემის შესახებ? რისი გაგება სურთ ჩვენგან და რააღუძრავს მათ ინტერესს ამ თემასთან მიმართებით? რა მოცულობისა და სირთულის ინფორმაციის ათვისება და გააზრება შეუძლიათ თემის შესახებ? რაურთიერთობა გვაქვს მათთან? რამდენად ფორმალური ან არაფორმალური შეიძლება იყოს ჩვენი პრეზენტაცია? თუ აუდიტორიას თქვენი კოლეგები წარმოადგენენ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ სპეციფიკური ტერმინოლოგია, მოახდინოთ საკითხის ღრმა ანალიზი; თუ აუდიტორია სხვადასხვა სფეროს სპეციალისტებისგან შედგება, მაშინ პრეზენტაცია უფრო ზოგადინფორმაციული ხასიათისა უნდა იყოს. პრეზენტატორის გამოსვლის სტილი მსმენელთა რაოდენობაზეც არის დამოკიდებული. თუ აუდიტორია არ აღემატება 10-12 კაცს, რეკომენდებულია არაფორმალური საუბარი. მას ხშირად დისკუსიის ხასიათი აქვს. დიდ აუდიტორიასთან შეხვედრის დროს კი პრეზენტაცია დისკუსიის რეჟიმშივერ წარიმართება, ამიტომ იგი მეტად უნდა იყოს სტრუქტურირებული, მოხდეს უფრო მეტი ვიზუალიზაცია, ყველა საკითხს გაეცეს მაქსიმალურად ამომწურავი პასუხი. პრეზენტაციის დაგეგმვისას მსმენელთა მომზადების, ინტერესისა და რაოდენობის ანალიზი იმის განსაზღვრაში გვეხმარება, რა სახის ინფორმაციის მიწოდება იქნება კონკრეტულ შემთხვევაში უფრო ადეკვატური და როგორ. პრეზენტაციის თემა, მიზანი და შინაარსი პრეზენტაციის როგორც თემა, ასევე მიზანი მსმენელთა აუდიტორიას უნდა მიესადაგებოდეს. მიზნის განსაზღვრა წინაპირობაა იმისა, რომ პრეზენტაციის დროს მაქსიმალურად კონკრეტულნი ვიყოთ.მიზნის ფორმულირების შემდეგ კი უნდა განვსაზღვროთ, რა გზით შეიძლება სასურველ შედეგამდე მისვლა, ე.ი. განვსაზღვროთ პრეზენტაციის შინაარსი. შინაარსზე მუშაობის პროცესი შეიძლება სამ საფეხურად დავყოთ: საპრეზენტაციო თემის შესახებ ინფორმაციის შეკრება; შეკრებილი მასალიდან იმ ინფორმაციის ამოკრება და გაანალიზება, რომელიც მიზნის მიღწევაში დაგვეხმარება; გადარჩეული და გაანალიზებული ინფორმაციის სათანადო თანამიმდევრობით დალაგება. პრეზენტაციის ხანგრძლივობა რაც უფრო ხანმოკლეა პრეზენტაცია, მით უფრო რთულია მისი ეფექტურად წარმართვა, რადგან პრეზენტატორს ხშირად არ ჰყოფნის დრო, რათა სრულად განიხილოს საკითხი და აუდიტორიისგან უკუკავშირი მიიღოს. სასურველია, პრეზენტატორმა თავისი გამოსვლა წერილობით ჩამოაყალიბოს, მაგრამ პრეზენტაციისას მხოლოდ გეგმით ან თეზისებით ისარგებლოს და ზეპირად მიმართოს აუდიტორიას. ეს მის სიტყვებს ბუნებრიობასა და დამაჯერებლობას შემატებს. +ექსპერტებიგვირჩევენ, პრეზენტაციის წინ კოლეგასთან გავიაროთ სრული რეპეტიცია თვალსაჩინოების, შესავალი სიტყვის, მოხსენების ძირითადი ნაწილისა და დასკვნების გამოყენებით. ეს თავიდან აგვაცილებს იმ მღელვარებას, რომელიც გველის სიტყვით გამოსვლის წინ. მოხსენების/პრეზენტაციის ეფექტიანად დაწყება და ეფექტიანად დამთავრება დასაწყისიდა დასასრული პრეზენტაციის ხერხემალია. ეფექტიანი დასაწყისით მივიპყრობთ მსმენელის ყურადღებას და მოტივაციას აღვუძრავთ მას, ჩაერთოს მოხსენებაში, ამიტომ ეს ნაწილი განსაკუთრებული ძალისხმევით უნდა მომზადდეს. წინააღმდეგ შემთხვევაში არსებობს საფრთხე, დამსწრეთა დიდმა ნაწილმა პრეზენტაციის დასაწყისიდანვე არ დაგიგდოთ ყური და პასიურ მსმენელად იქცეს. დასასრულიამთლიანებს პრეზენტაციას და მეხსიერებაში რჩება მსმენელს. პრეზენტაციის სუსტი მხარეები, რომლებიც მოხსენების შუაში შეიძლება გაგვეპაროს, დავიწყებას მიეცემა, თუ დასასრული ლოგიკური, გააზრებული და შინაარსიანი იქნება. უნდა ვეცადოთ, პრეზენტაცია პოზიტიურად დავასრულოთ. ეს დაეხმარება მსმენელებს, კარგი განწყობით დატოვონ აუდიტორია. სასურველია, მომხსენებელმა აუდიტორიას დაუტოვოს საფიქრალი თემა, რომელიც მას განხილულ საკითხთან მიაბრუნებს. შექმენითშინაარსობრივი ჩარჩო კარგიპრეზენტაციით ჩვენ უნდა მივიღოთ კარგად სტრუქტურირებული ინფორმაცია, რომელიც დასაწყისიდან დასასრულამდე ინტერესის აღმძვრელი იქნება. პრეზენტაცია ძირითადად ასე უნდა იყოს სტრუქტურირებული: 1. შესავალი მისალმება და საკუთარი თავის წარდგენა; საპრეზენტაციო თემისა და მიზნის გაცნობა; პრეზენტაციის სტრუქტურის გაცნობა; საპრეზენტაციო თემისადმი საკუთარი მიდგომის წარდგენა. 2. ძირითადი ნაწილი ძირითადი საკითხების გაშლა, გაანალიზება და საკუთარი შეხედულების არგუმენტირებული დასაბუთება. 3. დასკვნა. მნიშვნელოვანი ინფორმაციის შეჯამება; პრეზენტაციის მომზადების პროცესში გამოყენებული ძირითადი ლიტერატურის წარდგენა; აუდიტორიის გამოწვევა ქმედებისა და განსჯისკენ; მსმენელთა აუდიტორიისთვის და ყველა იმ პირისთვის, ვინც პრეზენტაციის მომზადებაში დაგვეხმარა, მადლობის გადახდა. აუდიტორიამ პრეზენტაცია ადვილად რომ გაიაზროს, სასურველია, მივაწოდოთ მხოლოდ მთავარი საკითხები. კვლევები ადასტურებს, რომ ზეპირი პრეზენტაციის დროს აუდიტორიას შეუძლია აითვისოს არა უმეტეს ათი საკითხისა, რომლებიც დაახლოებით სამი სათაურით არის გაერთიანებული. მას შემდეგ, რაც პრეზენტატორი ძირითად ნაწილში სათითაოდ მიმოიხილავს ძირითად საკითხებს, აჯამებს ნათქვამს და შესაბამისი დასკვნები გამოაქვს. მნიშვნელოვანია, თემა არ იყოს მშრალი და მხოლოდ თეორიულ მასალაზე დაფუძნებული. ის უნდა შეივსოს საინტერესო მაგალითებით, რომლებიც თემას შეესატყვისება. სწორედ საინტერესო მაგალითები იძლევა საშუალებას, აუდიტორიამ უკეთ აღიქვას მოსმენილი და დიდხანს დარჩეს იგი მეხსიერებაში. მოხსენება უფრო მიმზიდველი გახდება, თუ პრეზენტატორი პრეზენტაციის დასაწყისში დასვამს კითხვებს, რომლებსაც დასასრულს დასკვნის სახით უპასუხებს. შეიძლება ასევე, პრეზენტაცია დავიწყოთ და დავასრულოთ რაიმე სახალისო ისტორიით, რომელსაც, ბუნებრივია, საპრეზენტაციო თემასთან ექნება კავშირი. პრეზენტაციის გამჭვირვალედ დაგეგმვა პრეზენტატორი უნდა შეეცადოს, მსმენელის ყურადღება და კონცენტრაცია მთელი პრეზენტაციის განმავლობაში არ მოდუნდეს. გამჭვირვალე დაგეგმვის გარეშე ადვილად გაწყდება მსმენელთან კავშირი, რომლის აღდგენა საკმაოდ ძნელია. ამიტომ გირჩევთ, მოხსენების დასაწყისში აუდიტორიას მოკლედ გააცნოთ პრეზენტაციის გეგმა (რა საკითხებს შეეხებით და რა თანამიმდევრობით) და ყოველი ნაწილის დასასრულს თითო წინადადებით შეაჯამოთ იგი. ასეთი დამოკიდებულება მოხსენებას სტრუქტურირებულ სახეს აძლევს, რაც მსმენელს მოსმენილის ცალკეულ თემატურ ბლოკებად დალაგებას უადვილებს. გონივრულია ასევე, ცალკეული შინაარსობრივი პუნქტები ერთმანეთის მიყოლებით წარმოადგინოთ ეკრანზე და აჩვენოთ აუდიტორიას. ასე დამსწრეებს ეცოდინებათ, სად არის ამჟამად შეჩერებული მომხსენებელი და კიდევ რამდენი დარჩათ მოსასმენი. მაშასადამე, შესავალ სიტყვაში აცნობთ მსმენელებს, რა თემაზე ისაუბრებთ და როგორ გაქვთ ეს სტრუქტურირებული (მთავარი საკითხები თანამიმდევრობით); საუბრის შუაში გაშლით ამ საკითხებს, ხოლო ბოლოს შეაჯამებთ ნათქვამს (მთავარ საკითხებს) და დასკვნებს გამოიტანთ. რესურსებისგონივრული გამოყენება რესურსების სწორი ჩართვა მოხსენებას ეფექტურს ხდის და მსმენელებს პრეზენტაციის აღქმას უადვილებს. თუმცა ცუდ პრეზენტაციას ვერავითარი ვიზუალიზაცია (Power Point-ი, ვიდეოფილმები, სტენდები და სხვ.) ვერ გახდის საინტერესოს. გაუაზრებლად ჩართულმა ვიზუალიზაციამ კი შესაძლოა კარგი პრეზენტაცია დაანგრიოს. ვიზუალიზაციის სხვადასხვა ფორმის მონაცვლეობითი გამოყენება პრეზენტაციას აცოცხლებს. კარგი იქნება, თუ დამატებით რესურსად გამოვიყენებთ ჰენდაუტებს. ამ შემთხვევაში მსმენელებს საშუალება მიეცემათ, ძირითად ინფორმაციას მოგვიანებითაც გაეცნონ, მაგრამ მას აქვს სუსტი მხარეც - არსებობს საფრთხე, რომ მსმენელი პრეზენტაციის პროცესში გაერთოს მისი კითხვით და პასიურ მსმენელად იქცეს. ამიტომ ვურჩევთ პრეზენტატორს, ჰენდაუტები პრეზენტაციის დასასრულს დაარიგოს. მნიშვნელოვანია, თვალსაჩინოება იყოს აუდიტორიისთვის ადვილად აღსაქმელი, წარმოდგენილი მხოლოდ ძირითადი პოსტულატების სახით, რომლებსაც პრეზენტატორი საუბრისას ახსნის. ისევე, როგორც სახლისთვის - სახურავი, პრეზენტაციისთვის აუცილებელია კარგად მიგნებული ვიზუალიზაცია. მაგრამ სახურავი (ვიზუალიზაცია) ფუნდამენტის (შინაარსის) და კედლების (სტრუქტრურის) გარეშე უსარგებლოა. ვერბალური და არავერბალური კომუნიკაციის სწორად გამოყენება წარმატებული გამოსვლისთვის საჭიროა, აუდიტორიასთან კონტაქტი დამყარდეს. გამოსვლისას გასათვალისწინებელია ხმის ტემბრი, რომელიც აუდიტორიის ზომაზეა დამოკიდებული. დგომა, ჟესტები ბუნებრივი უნდა იყოს, მეტყველება - გამართული და მშვიდი, წინადადებები - მარტივი. მომხსენებელმა თავი უნდა აარიდოს თემიდან თემაზე გადახტომას - ეს აუდიტორიას კონცენტრირებაში შეუშლის ხელს. როგორ უნდა შეფასდეს პრეზენტაცია? პრეზენტაციის დაგეგმვის, მზადებისა და წარდგენის პროცესში გამუდმებით უნდა გვახსოვდეს და ვითვალისწინებდეთ პრეზენტაციის შეფასების კრიტერიუმებს, რომლებიც საკუთარი თავის ობიექტურად შეფასებასა და პრეზენტაციის უნარების დახვეწაში დაგვეხმარება. გთავაზობთ პრეზენტაციის შეფასების სარეკომენდაციო რუბრიკას: პრეზენტაციის შეფასების ჰოლისტური ცხრილი კრიტერიუმები შეფასება საკითხი ზუსტად და ამომწურავად არის გადმოცემული; ტერმინოლოგია დაცულია; რეფერენტი ზედმიწევნით კარგად ფლობს საპრეზენტაციო მასალას, რომელიც შეიცავს ორიგინალურ დაკვირვებასა და თვითმყოფად შეფასებებს;ფლობს აუდიტორიას, ყოველთვის ადეკვატურად რეაგირებს მის რეაქციებზე; ეფექტიანად იყენებს ვიზუალიზაციის ხერხების ფართო სპექტრს (სლაიდშოუ, ჰენდაუთი, პლაკატი, დაფა და ა.შ.) ძალიან კარგი საკითხი ამომწურავად არის გადმოცემული;ტერმინოლოგიურად გამართულია;შეცდომები უმნიშვნელოა; რეფერენტი დამაკმაყოფილებლად ფლობს საპრეზენტაციო მასალას;კრიტიკულად აფასებს განსახილველ საკითხთან დაკავშირებულ მოსაზრებებს, გრძნობს აუდიტორიას და ძირითადად კონტაქტს ამყარებს მასთან;ადეკვატურად იყენებს ვიზუალიზაციის ხერხებს. კარგი საკითხი არასრულად არის გადმოცემული; ტერმინოლოგია ნაკლოვანია; რეფერენტი ფლობს საპრეზენტაციო მასალას, მაგრამ აქვს მცირე შეცდომები; იშვიათად ამჟღავნებს კრიტიკული აზროვნების უნარს; ცდილობს აუდიტორიის ყუ­რად­ღების მიპყ­რო­ბას, მაგრამ ზოგჯერ უშედეგოდ; უმართებულოდ იყენებს ვიზუალიზაციის ხერხებს. დამაკმაყოფილებელი საკითხი არასრულად არის გადმოცემული; ტერმინოლოგია არასწორია; მასალა გადმოცემულია ნაწილობრივ; არის რამდენიმე არსებითი შეცდომა,პასუხი მოიცავს წაკითხული ინფორმაციის გაუაზრებელ გამეორებას; რეფერენტი პერიოდულად ცდილობს აუ­დი­ტორიის ყუ­რად­ღების მიპყ­რო­ბას, მაგრამ არ იცის, როგორ მოახერხოს ეს;ძალზე იშვიათად ან არაადეკვატურად იყენებს ვიზუალიზაციის ხერხებს არადამაკმაყოფილებელი პრეზენტაცია არ შეესაბამება საკითხს, ტერმინოლოგია არ არის გამოყენებული, ან არ არის შესაბამისი; გადმოცემული საკითხები არსებითად მცდარია;პრეზენტაცია ძალზე ბუნდოვანი და არაინფორმაციულია; მსმენლებს უჭირთ აზრის გამოტანა;რეფერენტი ვერ ამყარებს კონტაქტს აუდიტორიასთან,ლაპარაკობს გაურკვევლად; არ იყენებს ვიზუალიზაციის საშუალებებს. სრულიად არადამაკმაყოფილებელი მაშასადამე, როგორ უნდა მოვემზადოთ გააზრებული პრეზენტაციისთვის? პრეზენტაციის შინაარსის განსაზღვრა - რის პრეზენტაციას ვაკეთებ, რა არის ჩემი მიზანი? პრეზენტაციის სტრუქტურის განსაზღვრა - როგორ წარმოვადგინო იგი ყველაზე უკეთ? პრეზენტაციის პროცესში რესურსების გამოყენება - როგორ გავუადვილო აუდიტორიას პრეზენტაციის შინაარსის აღქმა? აუდიტორიასთან კონტაქტის დამყარება - როგორ მივიპყრო მსმენელთა ყურადღება და გავუღვიძო მათ ინტერესი?